Транспортный документооборот: какие бумаги нужны для отправки груза

Количество документов, необходимых для отправки груза силами посредника (транспортной компании), нередко оказывается большой неожиданностью для заказчика.

Справедливости ради заметим, что и транспортной компании нелегко: когда на повестке дня доставка сборных грузов, число сопроводительных бумаг исчисляется сотнями пакетов. Неудивительно, что все участники процесса стремятся минимизировать число необходимых документов.

Чтобы быстрее разобраться в хитросплетениях транспортного документооборота, все требуемые бумаги разделим на 4 группы:

  • документы на груз;
  • документы, регламентирующие отношения перевозчика и заказчика;
  • документы, гарантирующие сохранность груза (страховой полис);
  • бумаги на авто и водителя.

Документы на груз

Согласно нормативам при грузоперевозках в обязательном порядке оформляется транспортная накладная (или товарно-транспортная накладная, законодательство позволяет использовать любую форму отчетности). В ней указываются все основные характеристики перевозимого груза и его стоимость.

Помимо накладной, могут потребоваться дополнительные документы, их перечень зависит от специфики продукции. Если товар подлежит сертификации, обязательны сертификат качества и технический паспорт. Если отправитель – физическое лицо, необходима опись отправляемого имущества (или чек). При отправке товара через границу обязательно наличие счета-фактуры.

Договор между отправителем груза и перевозчиком

В настоящее время он заключается в обязательном порядке (в отдельных случаях его заменяет приемная накладная) и регламентирует все особенности отношений между отправителем и транспортной компанией. Договор может быть разовым или длительным.

Если доставка грузов – необходимая часть бизнес-модели заказчика, договор заключается на продолжительный срок. Во всех остальных случаях разовые договоры предпочтительнее. К договору прикладывается заявка на грузоперевозку, которая становится базой для создания документов водителя.

Страховой полис

Страхование грузов не является обязательным, но может уберечь от серьезных издержек. Договор заключается либо непосредственно со страховой компанией, либо с перевозчиком. Как правило, он гарантирует стопроцентное возмещение убытков в случае порчи или гибели груза.

Бумаги на авто и водителя

Что касается пакета документов на автомобиль и водителя, то его оформлением занимается транспортная компания. Помимо стандартных бумаг (водительские права, техпаспорт, страховой полис ОСАГО), сюда входят разрешение на перевозку опасных грузов или продуктов питания, талон техосмотра, путевой лист.